Microsoft 365 kostar mer från 1 juli, vad ni kan göra nu?

De flesta svenska SMB-företag betalar för Microsoft 365 utan att egentligen veta vad de betalar för. Färre har koll på hur många licenser de faktiskt använder, vilken plan de verkligen behöver och vad de kan förhandla om.

Den frågan börjar bli mer angelägen nu. Microsoft meddelade i december 2025 att priserna höjs från den 1 juli 2026. För er med Business Basic-abonnemang går priset upp ca 17 procent per användare och månad. Business Standard höjs med 12 procent och Office 365 E3 stiger med 13 procent.

Vad motiverar höjningen?

Microsoft hänvisar till ett brett paket av nya funktioner som inkluderas i abonnemangen: förbättrad e-postsäkerhet via Microsoft Defender, utökad enhetsstyrning via Intune och AI-assistenten Copilot Chat som nu ingår i alla M365-planer [1].

Det är reella tillägg. Men frågan är om ni faktiskt kommer att använda dem. Många SMB-företag betalar redan i dag för funktioner de aldrig aktiverat. Fler funktioner är inte detsamma som mer värde.

En Gartner-undersökning bland 215 IT-chefer visade att bara 5 procent uppgav att de får tillräckligt värde från sitt M365-abonnemang [2]. Samma rapport konstaterar att 17 procent av kunderna aktivt överväger alternativa lösningar.

Dubbeleffekten ni kanske missat

Prishöjningen från juli är inte den enda förändringen. Microsoft slopade sina volymrabatter redan i november 2025. Företag som tidigare förhandlat ner priset per licens vid större volymer kan inte längre räkna med samma rabattstruktur.

För ett medelstort företag med 100 till 200 licenser kan kombinationen av slopade rabatter och höjda listpriser ge en märkbar kostnadsökning i budgeten för 2027 och framåt.

Tre saker ni bör göra före 1 juli

Gör en licensgenomgång. Ta reda på hur många licenser ni har, vilka planer de tillhör och hur stor andel av användarna som aktivt nyttjar de funktioner planerna inkluderar. Många företag betalar för Premium när Standard räcker för en stor del av användarna.

Kartlägg vad ni faktiskt använder. Microsoft 365 innehåller ett stort antal verktyg. Vilka använder ni, och vilka har ni aldrig aktiverat? Det ger er förhandlingsutrymme och ett bättre underlag om ni väljer att omförhandla.

Kontakta er partner eller Microsoft i god tid. Befintliga kunder kan förhandla om avtalsvillkor inför förnyelsetillfället.

Vår roll

CIO Pro hjälper er att gå igenom er nuvarande licensstruktur och identifiera var ni betalar för mer än ni behöver. Det innebär en kartläggning av vilka planer ni har, hur de används och om de matchar hur organisationen faktiskt arbetar.

Utifrån den bilden tar vi fram ett förhandlingsunderlag och hjälper er att ha ett strukturerat samtal med Microsoft eller er Microsoft-partner. Ni slipper gå in i det samtalet utan fakta.

Om ni vill veta mer är ni välkomna att höra av er.

Boka ett första möte här.

Eller läs mer om våra tjänster inom IT-ledning för små och medelstora företag.